En la actualidad, mientras más nos adentramos al mundo digital, la demanda de productividad en el ámbito empresarial exige a las empresas estar a la par de los estándares presentados por la competencia.
A su vez vale la pena mencionar que ahora la competencia no dependerá tanto de la capacidad y productividad del personal de la misma, sino de las herramientas digitales con las que cuenta.
Desde herramientas de alcance y engagement como redes sociales, sitio web informativo, blog, etc. Así como plataforma de ventas, bases de datos y sistemas de información.
Estos son los que por medio de estrategias de mercadotecnia y de reingeniería de procesos le permiten a una empresa reinventarse y lograr optimizar sus procesos de una manera eficiente.
Un sistema de información puede ayudar a hacer más fluida la interacción con el cliente.
¿Qué es un sistema de información?
Pero ahora que sabemos acerca de la utilidad que puede traer uno de estos a tu empresa definamos qué es un sistema de información. Si utilizamos de referencia la mayoría de los autores acabaremos con una definición en la cual se describe que un sistema de información está conformado por una serie de datos vinculados entre sí para conseguir un objetivo común.
A partir de lo anterior podemos concluir que un sistema de información tiene como principal objetivo la gestión, y administración de los datos e información que lo componen. Es decir que le permita a un usuario administrar datos a los cuales siempre tendrá un fácil acceso y un índice de seguridad.
Y antes de pasar a algunos puntos específicos que nos nos gustaría describir, cabe aclarar que los componentes del sistema de información, permiten una serie de procesos que consisten en:
* La entrada de los datos, es decir provee maneras en las cuales los datos puedan ser capturados, ya bien sea a manera de redacción o llenado de reportes o formularios, capturación de archivos digitales, o mediante la digitalización de documentos físicos.
*La gestión y el procesamiento de estos, una vez obtenidos los datos requeridos el usuario podrá determinar cuáles son las acciones que el sistema de información podrá hacer con los mismos, ya bien sea evaluaciones y métricas, o creación de nuevos datos y documentos con los datos obtenidos.
*El almacenamiento, entendiendo que un sistema de información parte de una base de datos, es que podremos almacenar todo tipo de información, desde texto, fechas, imágenes, documentos y vídeos de ser necesario. Ya bien sea para los procesos administrativos de tu empresa, o la captura de nuevos clientes, las posibilidades son infinitas.
*La salida para todos aquellos interesados que deseen tener acceso a este tipo de información. Es decir, una vez que toda tu información hubiera sido almacenada y procesada se pueden establecer maneras en las que esta pueda ser distribuida a tus empleados o clientes. Por medio de reportes y estadísticas, así como boletines y publicaciones en redes sociales. Inclusive este blog que estás leyendo el día de hoy es posible gracias a un sistema de información.
Un sistema de información está conformado por dos partes hardware y software.
Eficientar un proceso
Ahora bien, habiendo introducido el concepto de sistema de información hablemos un poco sobre algunos puntos específicos en los cuales un sistema de información puede aportar a nuestra empresa o institución.
El primero de ellos y quizá más importante es la eficientización de procesos, ¿a qué nos referimos con esto?. Verás, en muchas empresas existen procesos que surgen de quizá algunas necesidades inmediatas o circunstanciales, pero que quizá llegaron para quedarse. Después de un tiempo estos procesos o tareas son refinados por los usuarios debido a la constante realización de los mismos. Quizá encuentran como hacerlo más sencillo, un atajo por aquí o uno por allá, todo esto debido a la repetitividad del mismo.
Y aunque de manera manual se haya logrado llegar al punto máximo de eficiencia, la capacidad humana tendrá su límite, y aquí es donde el sistema de información entra en acción.
Un sistema de información le proveería al usuario un marco dentro del cual trabajar de manera más enfocada y sencilla, ya que todos los formularios y herramientas estarían diseñadas según las necesidades específicas del proceso.
A su vez así como se mencionó en otra entrada anterior del post sobre la digitalización de documentos, si es que tu proceso requiere información de algún documento este podría ser solicitado a través de una base de datos de manera semi-automatizada, lo cual ahorraría mucho tiempo de captura manual de datos.
Sistematizar pasos de los procesos que se realizan todos los días ayuda a garantizar el éxito de los mismos.
Automatización de procesos específicos
El segundo punto que vale la pena mencionar es que complementando lo dicho en la sección anterior, un sistema de información es capaz eficientar un proceso en gran parte, ya que logra automatizar pequeñas secciones de un gran proceso.
Retomando el ejemplo brevemente mencionado con anterioridad, supongamos que una empresa tiene un proceso por medio del cual captura los datos de las ventas que ha tenido en una semana. Antes de contar con su sistema de información quizá se debía capturar cada registro de manera manual en un documento de excel o algo por el estilo. Lo cual no solamente es tardado sino tedioso, dada la cantidad excesiva de información manejada en una hoja de excel es muy sencillo confundir alguna entrada de información.
En cambio ya que se cuenta con un sistema de información, se crean formularios de captura de datos, en los que en lugar de ver tablas llenas de otros registros, solamente se observan los campos de captura de la entrada de datos correspondiente. Además clientes, así como productos, imágenes o cualquier otra información puede ser almacenada para su uso posterior, de esta manera no se tiene que volver a capturar datos usados con anterioridad.
Todos estos pequeños cambios podrían parecer insignificantes por sí mismos, pero en la práctica ayudan a ahorrar tiempo y lograr un mayor enfoque en el trabajo que debe ser realizado.
Existen muchas maneras en las que diferentes procesos pueden ser automatizados en cierto grado, esto dependerá de la creatividad de ustedes y los desarrolladores con los que trabajen.
El nivel de automatización de los procesos que componen tus actividades de trabajo dependerá de la complejidad de programación invertida en el desarrollo del sistema.
Sistematización de procesos
Una de las características o beneficios más importantes de un sistema de información, es la capacidad de poder sistematizar procesos, es decir lograr ordenar por medio de una serie de pasos, diferentes acciones y tareas que ya se realizan dentro de su empresa pero que quizá al no ser guiadas por la ayuda de un sistema dependen de factores humanos y eventuales, esto muchas veces impide que dichos procesos, acciones o tareas puedan ser repetibles.
Lo cual parece ser el objetivo a final de cuentas, que todos los procesos, acciones o tareas puedan ser repetibles sin falta, estén o no estén todos los miembros del equipo de trabajo, la producción no debería ser detenida, y es ahí donde los sistemas de información ayudan a permitir que el trabajo no sea interrumpido, ya que todos los usuarios del sistema tendrán acceso a toda la información en todo tiempo, a su vez que los formularios y herramientas diseñados de manera específica permiten que todas las tareas sean parametrizadas y ordenadas con la finalidad de siempre obtener el resultado deseado.
Sistematizar significa que los pasos siempre sean repetibles entregando el mismo resultado cada vez.
Parametrización de resultados
Finalmente una de las cosas que más benefician a una empresa que cuenta con un sistema de información es la capacidad de parametrizar los resultados, o en otras palabras medir el rendimiento de tu equipo de trabajo dentro de un cierto periodo de tiempo.
Esto es posible gracias a que como se mencionó en el punto anterior, al momento de sistematizar las tareas dentro de tu empresa logran hacerse repetibles, y gracias a esa característica es que se pueden crear mediciones por medio de gráficas y recuentos de datos del rendimiento de trabajo en tu empresa.
Esto puede realizarse de manera automática por medio del desarrollo de herramientas de métricas dentro del mismo sistema de información.
Ser capaz de graficar el rendimiento de tu equipo de trabajo ofrece la capacidad de ver todo desde un mejor ángulo y ayuda a tomar mejores decisiones.
Como ya podrán imaginarse para este punto el mundo de los sistemas de información es extenso, y las posibilidades de su capacidad infinitas. Respecto a este tema podríamos decir que sí como dice esa famosa frase “la imaginación es el límite”.
Esto solamente ha sido una pequeña introducción en el mundo de los sistemas de información, si le gustaría conocer más al respecto no dude en contactarnos y responderemos a todas sus preguntas.
Recuerde que con la idea correcta en manos de un equipo de desarrollo especializado un sistema de información puede ser la herramienta que su empresa necesita para llegar al siguiente nivel.