Mientras que día a día existe un constante avance en el desarrollo de diversas tecnologías, nos damos cuenta que en más y más áreas de nuestra vida nos enfrentamos al reto de transicionar al mundo digital.
En el ámbito laboral no es nada diferente, ahora con el notable enfoque en el comercio electrónico, el gran aumento del internet de las cosas, el reciente auge de las criptomonedas, es más que seguro decir que la tendencia seguirá siendo la migración de datos a sistemas digitales.
Razones para digitalizar tu información
La emergente relevancia de la digitalización de documentos e información nace a partir de que desde tiempos ancestrales los seres humanos hemos hecho uso de los documentos analógicos físicos para plasmar la información que deseamos preservar para futuras generaciones.
Lo cual por sí mismo funciona bien pero trae consigo dos problemáticas, siendo la primera que muchas veces estos podrían terminar ocupando mucho espacio físico, así como que la inversión de material de papelería podría llegar a ser muy considerable. Y el segundo es que al cabo de un tiempo y mientras más información es almacenada será también más difícil consultarla.
En comparación la información que es digitalizada puede ser categorizada e indexada en distintos sistemas de información, por lo se puede acceder a ellos de manera más rápida y como es de esperarse ya bien sea estén alojados en una máquina o en la nube no ocupan espacio físico.
Además de estos existen muchos otros motivos por los cuales iniciar el proceso de digitalización de tus documentos, aquí te presentamos algunos:
* Seguridad: Es muy probable que la mayoría de tu documentación se encuentre bajo llave en alguna habitación, bodega o simplemente en un cajón de tu escritorio. Ahora todo eso y más puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información.
* Acceder a la información desde dispositivos móviles: Cada día, en un mayor número de empresas, los empleados tienen que consultar información sin estar presentes en la oficina. Tener la información en archivadores limita el acceso, siendo necesario encontrarse en la empresa para consultar la información.
* Evitar el deterioro de los documentos: Cuando hablamos de documentación, imágenes o planos antiguos que son relevantes para la empresa, asegurar que la información se mantiene intacta es esencial. Esto puede conseguirse gracias a la digitalización de documentos.
*Acceso múltiple y más eficiente: Ya que los documentos estarían almacenados y organizados en una plataforma digital estos podrían ser encontrados de una manera mucho más rápida debido a su indexación, y a su vez la plataforma digital permitiría que estos puedan ser accedidos por más de una sola persona a la vez. Lo cual en primera instancia supondría un gran aumento en el rendimiento de trabajo.
Contar con todos tus documentos de manera digital podría ayudarte a optimizar los procesos de tu empresa.
Formas de digitalizar la información
Habiendo hablado un poco sobre la importancia de la digitalización de documentos, quizá ahora te podrías estar preguntando ¿cómo es que se digitalizan los documentos?. Por suerte para nosotros, y gracias al constante avance de las tecnologías existen distintos métodos, diferentes equipos y tecnologías que se acoplan a las necesidades de tu proyecto de digitalización.
Aunado a lo anterior afortunadamente, este proceso ha cambiado en cuanto a la forma en los últimos años: existen escáneres con una gran potencia que permiten aumentar el número de páginas por minuto, o bien, el proceso se puede subcontratar.
Es muy importante siempre tener a consideración que al comenzar con el proceso, será necesario determinar si es mejor adquirir los medios necesarios para realizarlo con recursos propios (compra de escáneres y otros materiales necesarios) o subcontratar el servicio. Esto dependerá de las necesidades de la empresa: la cantidad de documentación a digitalizar, la disponibilidad de recursos existentes, tener personal disponible para su realización o no, etc.
Para este punto y si es que se decide escanear de forma manual, es decir en su propia empresa sería necesario que bien realicen la compra de todas las herramientas necesarias, así como del uso de software específico para la digitalización.
Ya que los escáneres por sí solos no pueden realizar toda la operación y requieren de algo que le envíe las instrucciones correctas, existen diversas compañías que ofrecen como servicio su software de digitalización, o inclusive otras empresas desarrollan el suyo de acuerdo a sus propias necesidades y especificaciones.
Marcas como Canon o Kodak ofrecen diferentes piezas de software llamadas gestores documentales (DMS), por medio de los cuales se puede administrar, almacenar y controlar un flujo de datos de documentos.
A su vez muchos de estos cuentan ya con un módulo de digitalización y pueden ser obtenidos al comprar alguno de los equipos de estas marcas.
En el mercado actual existen diferentes métodos y herramientas para realizar proyectos de digitalización.
Deseo digitalizar mi información, ¿qué debo considerar?
Llegado a este punto recomendamos al cliente evaluar las razones por las cuales desea digitalizar su información. Ya que el simple hecho de ahorrar espacio aunque es una razón más que válida podría no ser suficiente para justificar todo el tiempo, dinero y esfuerzo que será necesario invertir para llevar a cabo este proyecto.
Muchos expertos recomiendan que una de los primeros aspectos a considerar sea la estructura de la información. Es decir, de qué manera esta será organizada una vez digitalizada.
Esto es relevante por varias razones, ya que como se mencionó antes, existen diferentes piezas de software que nos ayudan a digitalizar, así como a procesar nuestra información, por lo que la elección de los mismos puede afectar nuestras capacidades de trabajo dadas las características de los mismos.
Y por último es importante tomar en cuenta el tipo de documentos que serán digitalizados, ya bien sean facturas de proveedores, albaranes, pedidos de clientes, o seguros; también se pueden digitalizar otras fuentes de información.
Estas pueden ser: planos, mapas, fotografías, así como archivos multimedia del tipo videos o música. Digitalizar un tipo de información u otra determinará también la solución escogida para ello. Ya bien sea un escáner de un tamaño o capacidad específica, y también en la manera en que estos datos serán almacenados y organizados.
Considerar todos los factores determinantes antes de emprender un proyecto como este será de vital importancia para asegurar el éxito del mismo.
El proceso de digitalización
A continuación se describe de manera general el proceso de digitalización y sus etapas:
*Primero será necesario reunir toda la información a procesar, eliminando todos los elementos que no sean el documento en sí mismo, como carpetas o clips. Este es el paso que mayor tiempo implica.
* Después será necesario escanear la documentación para pasarla a formato digital. Esto se podría realizar manualmente, si la cantidad de información no es muy elevada, o mediante una empresa especializada si es mucha documentación. (La capacidad del escáner condiciona la duración de este paso).
* (Opcional) A través de una herramienta de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), se podrá transformar la imagen de la página en texto. Esto permitirá crear un documento de texto que podremos editar o incorporar a otro con el que se esté trabajando.
* Almacenamiento de la información para una futura búsqueda o consulta. Este último paso es fundamental debido a que lo más importante del proceso es mejorar el acceso a la información. Para optimizar la búsqueda se puede realizar a través del sistema o método de almacenamiento elegido.
Seguir estos pasos como una guía general te ayudará a facilitar el proceso de digitalización, así como a obtener un mejor resultado.
Esperamos que esto te haya ayudado a conocer más acerca de la digitalización, sus grandes ventajas y un vistazo de cual es el proceso de generación del mismo. De igual manera lo invitamos a que siga atento a futuras entradas acerca de este u otros temas que podrían ser de su interés.